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El facility management es una disciplina que implica la gestión de espacios físicos, personas y procesos en una empresa. Esta tarea puede ser compleja y requiere una gran cantidad de esfuerzo y recursos. Por ello, es importante contar con herramientas que ayuden a facilitar esta gestión. Una de las herramientas más efectivas en el facility management es un sistema de gestión de mantenimiento computarizado (CMMS, por sus siglas en inglés). En este artículo, exploraremos los usos, beneficios y ventajas de usar un CMMS en el facility management.
¿Qué es un CMMS y cómo funciona?
Un CMMS es un sistema de gestión de mantenimiento que ayuda a las empresas a administrar y programar el mantenimiento preventivo y correctivo de sus activos físicos. Los CMMS tienen varias funcionalidades, como el seguimiento de las actividades de mantenimiento, la programación de tareas y la gestión de órdenes de trabajo. Además, los CMMS pueden proporcionar información útil para la toma de decisiones al generar informes sobre el mantenimiento de los activos.
Un CMMS funciona a través de un software especializado que se encarga de la recopilación de datos y la gestión de información. El software se conecta a una base de datos que contiene información sobre los activos físicos de la empresa, como maquinaria, edificios y sistemas. Los usuarios pueden interactuar con el CMMS a través de una interfaz de usuario, que permite la programación de tareas de mantenimiento, la gestión de órdenes de trabajo y la generación de informes.
¿Cuáles son los usos de un CMMS en el facility management?
Un CMMS puede ser utilizado en una variedad de tareas relacionadas con el facility management. Algunos de los usos más comunes incluyen:
Planificación y programación de mantenimiento preventivo: Un CMMS puede ayudar a las empresas a planificar y programar el mantenimiento preventivo de sus activos físicos. Esto puede ayudar a evitar costosos tiempos de inactividad y mejorar la eficiencia.
Seguimiento de actividades de mantenimiento: Un CMMS permite a los usuarios realizar un seguimiento de las actividades de mantenimiento, como reparaciones y reemplazos de piezas. Esto puede ayudar a las empresas a identificar patrones de mantenimiento y a tomar decisiones informadas sobre el mantenimiento futuro.
Gestión de órdenes de trabajo: Un CMMS puede ayudar a las empresas a gestionar las órdenes de trabajo relacionadas con el mantenimiento de los activos físicos. Esto puede ayudar a asegurar que las órdenes de trabajo se completen de manera oportuna y eficiente.
Generación de informes: Un CMMS puede generar informes útiles para la toma de decisiones relacionadas con el mantenimiento de los activos físicos. Estos informes pueden incluir información sobre el costo del mantenimiento, el tiempo de inactividad y la eficiencia del mantenimiento.
¿Cuáles son los beneficios de usar un CMMS en el facility management?
El uso de un CMMS en el facility management puede proporcionar una serie de beneficios. Algunos de los beneficios más significativos incluyen:
Mejora de la eficiencia: ayuda a mejorar la eficiencia al permitir una planificación y programación más efectiva del mantenimiento preventivo. Esto puede reducir el tiempo de inactividad no planificado y aumentar la productividad.
Reducción de costos: es una herramienta que en conjunto con análisis de información permite reducir los costos del mantenimiento al permitir una planificación más efectiva del mantenimiento preventivo y una mejor gestión de las órdenes de trabajo relacionadas con el mantenimiento.
Mayor vida útil de los activos: Mediante el CMMS, la organización esta en capacidad de extender la vida útil de los activos físicos al permitir un mantenimiento preventivo y correctivo oportuno y eficaz.
Mejora de la seguridad: gracias a las diferentes aplicaciones y capacidades que posee un CMMS, se puede mejorar la seguridad al permitir una gestión más efectiva de las órdenes de trabajo relacionadas con el mantenimiento de los activos físicos. Esto puede reducir el riesgo de accidentes relacionados con el mantenimiento.
¿Cuáles son las ventajas de usar un CMMS en el facility management?
El uso de un CMMS en el facility management también ofrece varias ventajas. Algunas de ellas son:
Centralización de la información: el potencial más grande de un CMMS es que permite la centralización de la información relacionada con los activos físicos de la empresa. Esto puede facilitar el acceso a la información y mejorar la toma de decisiones.
Automatización de procesos: automatizar los procesos relacionados con el mantenimiento de los activos físicos, como la gestión de órdenes de trabajo. Esto puede reducir la carga de trabajo de los empleados y mejorar la eficiencia en la distribución de la carga técnica y enfocarse en lo urgente e importante, puedes consultar nuestro articulo de los siete hábitos: https://cmmshere.com/como-cmmshere-puede-ayudarte-a-implementar-los-7-habitos-de-los-lideres-de-mantenimiento-efectivo/.
Integración con otros sistemas: Gracias a los API´s el CMMS puede integrarse con otros sistemas de la organización, como sistemas de gestión de inventario y sistemas de gestión de compras. Esto puede mejorar la coordinación, la eficiencia en toda la empresa y la calidad de la información.
Mejora de la visibilidad:: Se obtiene una mayor visibilidad en el mantenimiento de los activos físicos de la empresa. Esto puede ayudar a los gerentes y líderes a tomar decisiones informadas sobre el mantenimiento y la asignación de recursos.
¿Cómo elegir un CMMS para el facility management?
Al elegir un CMMS para el facility management, es importante considerar varios factores:
La funcionalidad: Es importante buscar un CMMS que tenga las funcionalidades necesarias para el facility management. Esto puede incluir la programación de tareas de mantenimiento, la gestión de órdenes de trabajo y la generación de informes completos de procedimientos, fotografías y recomendaciones para tareas siguientes.
Facilidad de uso: El CMMS debe ser fácil de usar e intuitivo para los empleados de la empresa con una interfaz limpia y sin recarga de información basura. Estoas características pueden mejorar la adopción del sistema y reducir la necesidad de capacitación.
Escalabilidad: El sistema debe ser escalable para las necesidades futuras de la empresa. Esto puede incluir la capacidad de agregar nuevos activos físicos y usuarios.
¿Cómo implementar un CMMS en el facility management?
La implementación de un CMMS en el facility management puede ser un proceso complejo que requiere una planificación cuidadosa y una colaboración estrecha entre los departamentos de TI y de facility management. Algunos pasos clave para la implementación de un CMMS incluyen:
Definir los objetivos: Antes de implementar un CMMS, es importante definir los objetivos específicos que se esperan lograr. Estos objetivos deben estar alineados con los objetivos generales de la empresa y deben ser medibles.
Seleccionar el CMMS: Una vez definidos los objetivos, es importante seleccionar el CMMS adecuado para la empresa. Esto puede requerir una evaluación de múltiples sistemas y una colaboración estrecha entre los departamentos de TI y de facility management.
Preparar los datos: Antes de implementar el CMMS, es importante preparar los datos relacionados con los activos físicos de la empresa. Esto puede incluir la carga de datos de inventario, activos y de historial de mantenimiento previo con el objetivo de realizar cargas masivas de datos a la plataforma.
Configurar el CMMS: Una vez seleccionado, es importante configurarlo adecuadamente para las necesidades de la empresa. Esto puede incluir la definición de los tipos de activos físicos, el diseño personalizado de cada programa y procedimiento de mantenimiento, la creación de órdenes de trabajo y la definición de las tareas de mantenimiento.
Capacitar a los usuarios: Es importante capacitar a los usuarios, incluidos los empleados de facility management y de TI, supervisores, ingenieros, técnicos, administradores, entre otros. Esto puede incluir la capacitación en el uso general del sistema, en la creación y gestión de órdenes de trabajo, la programación de tareas de mantenimiento y la generación de informes.
Lanzamiento: Una vez configurado y capacitados los usuarios, es importante lanzar el CMMS y asegurarse de que esté funcionando correctamente. Esto puede incluir la realización de pruebas y la solución de problemas iniciales.
Como gestionar los trabajos de mantenimiento en inmuebles a través de un CMMS.
La problemática mas visible en las organizaciones cuando realizan la gestión de inmuebles o facility management es la operación manual del mantenimiento, por lo general se usan hojas de calculo, formatos diligenciados a mano, correos electrónicos, lo que verdaderamente causa desorden y fallas en el seguimiento de los diferentes trabajos y lo mas importante no hay control verdadero sobre los activos y sub-activos inmobiliarios, en la siguiente tabla puedes ver un comparativo de la situación con y sin un CMMS:
| Tarea de mantenimiento | Procedimiento sin CMMS | Procedimiento con CMMS |
|---|---|---|
| Mantenimiento de ascensores | Enviar un correo electrónico o llamar a la empresa de mantenimiento de ascensores para programar el mantenimiento preventivo. | Programar el mantenimiento preventivo en el CMMS y asignar el trabajo al técnico de mantenimiento de ascensores. El técnico recibe una notificación en tiempo real a través del CMMS y puede actualizar el estado de la tarea y registrar los detalles del mantenimiento en el sistema. |
| Trabajos de plomería | Llamar a un plomero para reparar una fuga de agua. | Registrar una orden de servicio en el CMMS, describiendo el problema de plomería y asignándolo al plomero disponible en la lista de técnicos del CMMS. |
| Arreglos de electricidad | Llamar a un electricista para solucionar un problema eléctrico. | Poner una orden de servicio en el CMMS, describiendo el problema eléctrico y asignándolo al electricista disponible en la lista de técnicos del CMMS. El técnico recibe una notificación y puede realizar toda la gestión de la orden de trabajo. |
| Vidrios | Contratar a una empresa de limpieza para que realice la limpieza de los vidrios de forma regular. | Programar la limpieza de los vidrios en el CMMS y asignar el trabajo al equipo de limpieza. El contratista recibe una notificación y puede actualizar el estado del trabajo y registrar los detalles de la limpieza en el sistema. |
| Control de plagas | Llamar a una empresa de control de plagas para que realice una inspección y aplicar medidas de control si es necesario. | Registrar una orden de servicio para la inspección de plagas, asignar el trabajo a la empresa de control de plagas. El equipo recibe una notificación y registra todos los detalles de la inspección y medidas de control en el sistema. |
| Mantenimiento de jardines | Contratar a una empresa de jardinería para realizar el mantenimiento del jardín de forma regular. | Programar el mantenimiento del jardín en el CMMS y asignar el trabajo al equipo de jardinería disponible. |
| Reemplazo de bombillas | Reemplazar las bombillas cuando se queman. | Registrar un ticket de orden de servicio en el CMMS para el reemplazo de bombillas, asignar el trabajo al equipo de mantenimiento eléctrico disponible. Así se realiza control sobre el inventario y se asegura la satisfacción de los clientes. |
| Mantenimiento de aire acondicionado | Programar el mantenimiento preventivo de los equipos de aire acondicionado con una empresa especializada. | Programar el mantenimiento preventivo en el CMMS y asignar el trabajo a la empresa de mantenimiento de aire acondicionado contratada. La empresa deja toda la información y el informe de mantenimiento registrado en el sistema y así tienen el historial del aire acondicionado integral. |
| Reparación de puertas y ventanas | Llamar a un carpintero o vidriero para reparar puertas o ventanas dañadas. | Se coloca una orden de servicio al TEAM de carpintería o empresa contratada, y se gestionan los costos y trabajos de reparación y sustitución de los elementos. |
| Inspección de techos | Inspeccionar los techos de forma regular para detectar daños o filtraciones. | Estos son los rubros mas costosos del mantenimiento de edificaciones, es altamente recomendable hacer el seguimiento a través de un CMMS para tener en claro las garantías, tiempos de impermeabilización, calidad del trabajo, contratista seleccionado entre otros |
La implementación de un CMMS en el facility management puede ser un proceso complejo, pero los beneficios de un sistema bien implementado son innumerables. Desde reducir los costos de mantenimiento y aumentar la eficiencia de los activos inmobiliarios hasta mejorar la seguridad y la satisfacción del cliente, un CMMS puede tener un impacto positivo en toda la empresa. Al seleccionar el software adecuado y asegurar una implementación exitosa y una adopción efectiva, las empresas pueden mejorar la eficiencia de sus operaciones, reducir el tiempo de inactividad no planificado y reducir los costos de mantenimiento. Además, un CMMS puede ayudar a mejorar la sostenibilidad de la empresa al reducir los residuos y desechos, ahorrar energía, reducir las emisiones y ahorrar recursos.
Es importante que las empresas seleccionen un proveedor de software de CMMS confiable y con experiencia para asegurar una implementación exitosa y una adopción efectiva del sistema. Además, es fundamental contar con el liderazgo y el apoyo de los altos directivos de la empresa, así como una comunicación clara y una formación adecuada de los empleados.
En resumen, un CMMS es una herramienta valiosa para el facility management que puede mejorar la eficiencia y reducir los costos de mantenimiento, mejorar la seguridad y la satisfacción del cliente, y mejorar la sostenibilidad de la empresa. Al seleccionar el software adecuado y asegurar una implementación exitosa y una adopción efectiva del sistema, las empresas pueden aprovechar al máximo los beneficios de un CMMS y mejorar significativamente sus operaciones.
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