¿Apagar Incendios o Adquirir el CMMShere?

La gestión de mantenimiento en las organizaciones es una de las más difíciles de administrar tanto a nivel técnico como a nivel presupuestal, entre un mayor número de activos con una mayor duración de su vida útil, los trabajos de mantenimientos correctivos o reparaciones cada vez son más complejos, más costosos y más frecuentes, el jefe de mantenimiento se torna en un malabarista entre tener menos fallos, mayor disponibilidad y tener los equipos 100% operativos, entre otras gestiones como llevar al día los inventarios, a niveles adecuados, al costo adecuado,  liderar el área de salud y seguridad  industrial, revisando los procedimientos, supervisándolos, empleando todas las herramientas según la normatividad, cero accidentes, cero incidentes ambientales, manejar los proveedores de mantenimiento, proveedores de equipos y de herramientas, asegurarse que los servicios se prestan dentro de los estándares requeridos, que las piezas enviadas a reparación lleguen en buenas condiciones, adicionalmente manejar el personal, sus quejas, su estilo de trabajo, considerar si hay un alto o un bajo número de personal, escoger entre todos los trabajos cuales son para ya o para después, o si son todos para ya, asignarlos a los técnicos disponibles, si se sabe cuales están, si están ocupados reasignarlos al trabajo de urgencia.

En fin, la lista de las responsabilidades de un jefe de mantenimiento, el scheduler de mantenimiento, de los analistas, de los ingenieros, de los técnicos es casi que interminable y además el jefe debe saber de mecánica, electricidad, soldadura, plomería y demás que requiera la naturaleza del negocio de la organización, la multitud de funciones, conocimientos y labores hace que en algún momento las cosas se salgan fuera de control y organización en especial en los picos de trabajo, tornando el área y el personal en modo de apago de incendios, los eventos van ocurriendo uno detrás de otro, PQR´s una tras otra y la planificación de tareas se configura en modo como dice Steven Covey en su libro, todo se vuelve importante y urgente, en orden de llegada en el correo electrónico.

¿Qué sucede cuando el área está en modo de apago de incendios?

El modo de apago de incendios es un indicador de la carencia, debilidad o falta de alineación de la estrategia de mantenimiento, esto ocasiona las siguientes situaciones:

1. Mala imagen del área: el área toma una visibilidad negativa tanto a nivel interno como nivel externo de la compañía, la cantidad de quejas de parte de los clientes va en incremento, por falta de planificación y coordinación adecuada de las tareas de mantenimiento, el mantenimiento preventivo se va posponiendo de un activo al otro por el efecto de atender una alta incidencia de trabajos urgentes importantes, la poca o nula funcionalidad de los activos en las instalaciones del cliente va en detrimento de la excelencia operacional del servicio, empobreciendo la imagen y alimentando el voz a voz negativo y su reputación en detrimento. A nivel interno la gerencia va sometiendo el área bajo presión, solicitando cada vez full disponibilidad, afectando las relaciones verticales del área hacia la gerencia de operaciones y general de la empresa.
2. Aumento de costos: los costos en modo de apago de incendios inevitablemente van para arriba, los tiempos de abastecimiento se exigen cada vez más cortos y por ende los precios de venta se incrementan al manejar los proveedores en esa modalidad, ellos se aprovechan de la situación al conocer muy bien a sus clientes, para evitar esto la organización podría mantener stocks altos de alto costo, otro factor que se tiene en cuenta es que para cumplir se deben solicitar servicios de mantenimiento a terceros para poder cumplir con los requerimientos de proceso, de clientes y de entregas, bien sabido que estos costos de mantenimiento externos serían más altos como realizarlos in-house. El trabajo en horarios fuera del laboral y en fines de semana ascienden sin control, solo lo que importa es cumplir es decir siendo eficaz pero con una gestión poco eficiente, reduciendo de manera igual la efectividad.  
3. Ambiente laboral negativo: debido al stress del ambiente laboral causado por la cantidad de trabajos urgentes, la comunicación es áspera perjudicando enormemente las relaciones entre los miembros del equipo, asi como bajan las comunicaciones de la cúpula asi continuan bajando hacia la base de la pirámide jerárquica, un ambiente laboral negativo afecta el desempeño de las personas, aumentando el tiempo de los trabajos y su calidad final ya que la mente está dispersa en varios modos de logro, aumentando la brecha para el error, adjudicando este de unos a otros.
4. Aumento del backlog: la acumulación de trabajos no ejecutables de mantenimiento preventivo, proactivo y predicitvo ocasiona directamente desgastes innecesarios a los equipos, ya sea nuevos o usados, ocasionando el aumento de los costos de manutención, la disminución de su vida útil y la disminución del factor de recobro de la inversión en activos al disminuir su productividad, la tasa de fallas potenciales va en aumento y la acumulación de estos en un corto plazo inevitablemente se convertirán en fallas funcionales o paradas no programadas. (Analisis de falla: CMMShere – Análisis de Causa Raíz en la Gestión de Mantenimiento)

¿Cómo se Llega al Modo de Apagado de Incendios?

Varias situaciones llevan al modo de apago de incendios en la gestión de mantenimiento, algunas de las más importantes son:

1. Falta de estrategia: la estrategia de mantenimiento es la base de toda la gestión, un balance entre número de activos, su complejidad, su criticidad en un proceso o prestación de un servicio, su vida útil transcurrida o por transcurrir y las tácticas de control de costos de toda la empresa influyen directamente al establecimiento de la mejor estrategia de mantenimiento, la carencia o una incorrecta alineación de esta influirán directamente en el éxito o fracaso del área.
2. Poca o nula sistematización de la gestión: la ausencia de un CMMS, un software de gestión computarizada de mantenimiento y su relación con la estrategia de mantenimiento llevara directamente al modo de apago de incendios, el mantenimiento actual requiere de automatización, la provisión de herramientas adecuadas para la asignación de ordenes de trabajo, la medición de la carga laboral del equipo técnico y la disponibilidad de tener centralizada la información en tiempo real para que el CMMS se convierta en el mejor asesor, planificador y medio para que los jefes de mantenimiento y sus técnicos puedan asegurar que los activos estén en pleno funcionamiento a un costo adecuado en el tiempo requerido.
3. Poca o nulo apoyo gerencial: la gerencia debe tener la plena seguridad de que el mantenimiento es el corazón del funcionamiento adecuado de su empresa, un apoyo constante, la definición de metas alcanzables, el diseño e implementación de una estrategia aterrizara a la realidad y el establecimiento de medios económicos de ayuda y de asistencia personal con retornos de inversión razonables son primordiales para que el área de mantenimiento no entre en modo de apago de incendios.
4. Falta de experiencia: la experticia del personal de liderazgo y técnico es un factor que influye, la capacidad de gestionar el área en conjunto con el apoyo de herramientas como el CMMShere, permitirán el éxito de la operación, una experiencia laboral adecuada y en relación con la naturaleza de los activos y su cantidad lograrán que los procesos se surtan con los estándares requeridos, el área de mantenimiento en un gran engranaje de muchas variables, las cuales deben estar trabajando en conjunto en la misma frecuencia y alineados a mover la maquinaria sin alteraciones o desviaciones, cuando se presenta desalineación, empiezan a aparecer los problemas que afectan a la maquinaria final. Por otra parte de las habilidades requeridas para desempeñarse en el área de mantenimiento complementa en gran porcentaje al perfil de mantenimiento, habilidades como planificación, resolución de problemas, pensamiento lateral, capacidad de trabajar bajo presión de cumplir metas y pensamiento analítico constituyen factores que no conformaran un modo de apago de incendios del área de mantenimiento.

El CMMShere como Medio para Gestionar el Mantenimiento de Forma Eficiente, Rápida y Fácil

El CMMShere es un software de gestión de mantenimiento computarizado, cuenta con herramientas amplias que ofrecen todos los beneficios que requiere una efectiva área de mantenimiento y que permitirá al jefe de mantenimiento a:

• Efectuar las tareas de mantenimiento en el tiempo y calidad requeridos. 
• Realizar un buen trabajo para que no se presenten problemas con el cliente por fallas en los equipos. 
• Manejar el personal de forma optima para que se ejecuten los trabajos en el tiempo establecido. 
• Gestionar correctamente el presupuesto mensual de mantenimiento. 
• Evitar que se presenten un volumen alto de mantenimientos correctivos sobre los equipos. 
• Obtener indicadores de confiabilidad y disponibilidad altos. 
• Gestionar bien el trabajo como jefe de mantenimiento para lograr una buena visibilidad por parte de la gerencia, ser visto como un profesional competente. 
• Cumplir las metas de mantenimiento de equipos, con el fin de que cuando estén operando no fallen y el cliente este satisfecho y no hayan penalidades, 
• Tener orden y control en la gestión de mantenimiento,
• Realizar el schedule de mantenimiento a tiempo y controlado según calendario de órdenes de trabajo con el fin de que se vea liderazgo y productividad en el trabajo.
• Realizar el trabajo en el horario normal de la empresa y no quedarse más horas apagando incendios, eso quita tiempo familiar. 
• En el sector hay mucha inestabilidad laboral, sentirse más afianzado en los puestos de trabajo. 
• Estar en capacidad de medir por indicadores al final del mes lo que se está haciendo. 
• No seguir usando macros u hojas de cálculo, ni formatos, ni otros, dejar de seguir haciendo lo mismo de siempre, ya que eso no está dando los resultados esperados en cuanto a alcanzar altos niveles de confiabilidad, seguir haciendo lo mismo no cambiara los resultados.
• Reducir los costos generales de mantenimiento en un 20% anual. 
• Poder enfocar los esfuerzos en organizar el proceso de mantenimiento teniendo más tiempo para realizar debidamente la gestión. 
• Si vienen los clientes a realizar una auditoria se vayan convencidos que han seleccionado el mejor proveedor del mercado.
• Recibir soporte y apoyo rápido para darle orden a la organización de mantenimiento, y adicionalmente poder entrenar a los técnicos nuevos que vayan entrando a la empresa.
• Sentirse feliz en el trabajo por recibir los beneficios de cambiar todo el proceso de mantenimiento, modernizarlo y así obtener mejores resultados. 

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