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La Gestión de Mantenimiento en Hojas de Cálculo no te Lleva a Ninguna Parte

Las hojas de cálculo han sido una herramienta primordial para las diferentes gestiones de los procesos empresariales tanto en ejecución como en seguimiento, dentro de esos procesos podemos encontrar el área de mantenimiento, el cual es un proceso crítico por las responsabilidades que conlleva por asegurar diferentes entornos como el funcionamiento de los activos, el cumplimiento de las metas de producción, la prestación de un servicio dentro de los estándares esperados por los clientes, entre otros más, haciendo que el mantenimiento sea parte clave dentro de la cadena de valor ofrecida al mercado objetivo y es por esta razón que la gestión de mantenimiento debe ser incluida, medida y mejorada dentro del plan estratégico de las organizaciones, relacionada directamente con las áreas responsables de generar los resultados económicos de una empresa.

La Gestión de Mantenimiento en Hojas de Cálculo no te Lleva a Ninguna Parte.
Persona trabajando en hojas de excel
Imagen de rawpixel.com

Los macros hechos con hojas de cálculo fueron ampliamente utilizados en mantenimiento a finales de los noventa y primera década del dos mil en todo tipo de organización, como una excelente solución informática a los requerimientos del mercado, al estilo estratégico y organizacional de las empresas de ese momento, para obtener buenos resultados estos siempre debían ser acompañados de cientos o miles de copias duras de papel, fotografías y carpetas físicas utilizadas en forma de formatos en procesadores de texto, convirtiéndose en el soporte de lo que se realiza al interior de las hojas de cálculo y creciendo con el pasar del tiempo en proporción directa al crecimiento en cantidad de activos, en número de clientes, en ingresos y en requerimientos de calidad operacional exigidos cada vez más por los usuarios finales, haciendo cada vez más difícil su almacenamiento tanto por espacio, como en la posibilidad de hacer seguimiento real y eficiente a las situaciones diferentes que se presentan todos los días en las tareas especialmente de mantenimiento preventivo.

almacenamiento tanto por espacio, como en la posibilidad de hacer seguimiento real y eficiente a las situaciones diferentes que se presentan todos los días en las tareas especialmente de mantenimiento preventivo.

Toda Gestión de Mantenimiento es Manual en Hojas de Cálculo

Aunque aparentemente la hoja de cálculo, como se quiera ver, es una especie de automatización de la gestión de mantenimiento, realmente no lo es, lo que si es, es una forma muy buena de almacenar datos en especial numéricos y llevarlos a resultados totalizables y graficables, los datos son fáciles de encontrar, filtrar, tramitar, analizar y muchas más características de este tipo de softwares, para que el proceso sea completo entre comillas, el macro requiere otros soportes como diligenciar los formatos de ordenes de trabajo en procesadores de texto, de forma manual, el usuario debe definir múltiple información en estos, como un número de seguimiento dado por su macro, nombres de responsables de la tarea sin saber si están ocupados en otras tareas o no, buscar que tipo de flujo de proceso de mantenimiento aplica a la orden de trabajo, cambiarlo, modificarlo o crear uno nuevo si se requiere, consultar si hay las piezas de repuesto e insumos ya sea en el macro sin saber si esta actualizado o no, o ir al almacén a preguntar su disponibilidad, si no la hay, hacer todo el proceso de abastecimiento fuera del entorno del macro, adicionalmente debe asignar las herramientas sin saber si las hay disponibles o no, si se perdieron o si hay que darlas de baja por que ya no poseen su funcionalidad completa, luego de todo el tiempo empleado para definir el formato de orden de trabajo, se imprime, se entrega al técnico de mantenimiento o se envía a su correo electrónico.

Antes la gestión del mantenimiento se llevaba en tablas de excel que luego eran impresas, haciendo difícil el control y la comunicación

El técnico toma el formato y puede tomar dos caminos para su ejecución, en uno lo imprime y empieza a realizar el trabajo, lo diligencia a mano, escribe todas las actividades realizadas sobre el activo, el trabajo lo realiza en un tiempo que puede ser real o no, sino completa el trabajo por cualquier motivo, el formato lo deja dentro de la carpeta del activo y empieza a realizar otro trabajo de mantenimiento preventivo, puede que olvide el anterior trabajo o empiece a realizar otros trabajos secuenciales así fácilmente se pierde el control y el orden, en el segundo camino, el técnico puede llevar el portátil al lugar de trabajo, en un ambiente o lugar de difícil acceso, va diligenciando el formato, inserta las fotografías necesarias dentro del documento y finalmente lo convierte en pdf, lo envía al correo al jefe de mantenimiento, el correo no se sabe cuando se va a leer debido a los muchos correos que llegan de ordenes de trabajo, si hay que hacer trabajos adicionales sobre el activo se pospondrá hasta cuando se reúnan y se discutan las tareas requeridas para nuevamente empezar a realizar el trabajo, toda esta documentación por lo general se administra de varias formas en varias fuentes ya sea en el correo electrónico, abriendo carpetas en el administrador de archivos, imprimiendo los formatos diligenciados y colocándolos en carpetas tipo AZ, haciendo los cambios en el macro para actualizar la información, todos estos procesos requieren de mucho tiempo administrativo que se podría emplear en tiempo operacional de calidad, lo que permitiría dar orden y control a la gestión de mantenimiento.

La Gestión de Mantenimiento Correctivo es Difícil en Hojas de Cálculo

Cuando aparecen las paradas no programadas en activos que requieren reparación inmediata o mantenimiento correctivo, se hace difícil su control, el seguimiento debido y la corrección de los estados de falla mediante el uso de hojas de cálculo, el historial del activo se debe consultar de forma manual, buscando ya sea en carpetas físicas o en la información almacenada en el computador todos los reportes de mantenimiento, leer cada uno de ellos hasta que se encuentren las fallas pasadas del activo para realizar los análisis respectivos para encontrar así, si hay fallas por diseño, por instalación, por condiciones de operación, por mala calidad de insumos o repuestos u otros motivos, luego se debe buscar el dossier del equipo y revisar manuales, procedimientos y demás que ha definido o recomendado el fabricante para así después de muchos análisis poderse encontrar el origen de la falla.

Los mantenimientos correctivos son muy frecuentes y hacer su seguimiento mediante hojas de cálculo se convierte en un proceso muy dispendioso, tanto que el área se torna en un ambiente de apagado de incendios, ya que los macros no poseen la capacidad de automatizar los procesos de medición, sobre todo de tiempos y la medición del MTBF requiere de tiempos de disponibilidad y en macros se puede realizar de forma poco precisa y algo complicada, igual situación un poco menos compleja sucede con el MTTR, ambos indicadores permiten calcular la confiabilidad del activo pero no se obtendrían indicadores reales para que se puedan tomar decisiones acertadas enfocadas en la disponibilidad y en la reducción de costos.

La Productividad y la Comunicación de Equipo es lo Más Importante

El procesamiento, análisis y gestión de la información es cada vez más compleja debido a la creciente y gran cantidad de información disponible en varias fuentes dispersas y la dificultad de hacer seguimiento, lo que perjudica la planificación, coordinación, disponibilidad de los recursos y por ende los costos del área, por no tener la capacidad de tomar decisiones a tiempo con base en datos precisos, baja visualización de los trabajos, baja eficiencia en la gestión, nula capacidad de actualización en tiempo real de la gestión de mantenimiento.

Comunicación y feedback, la clave del éxito en los equipos de trabajo

El área de mantenimiento se gestiona como un proceso colaborativo de constante comunicación, en el que todo el tiempo se está intercambiando información entre los miembros del equipo, las asignaciones de ordenes de trabajo deben ser en tiempo real de forma automatizada, los cambios en programación se deben surtir de forma fácil e inmediata, la carga de trabajo técnica debe ser conocida para evitar el burn-out o sobredimensionamiento del head count, los eventos de inspecciones deben ser comunicados bajo solo una premisa y en tiempo real y en si todas las actividades de la gestión de mantenimiento deben gozar de una buena ejecución dentro de los tiempos laborales, logrando un buen ambiente de trabajo de constante comunicación, estás características están lejos de ser alcanzadas hasta del más estructurado macro de hoja de cálculo, estas capacidades requeridas no pueden y no podrán ser alcanzadas por este tipo de software.

Otro factor en la comunicación del área es la movilidad, los técnicos se tienen que desplazar dentro de varios lugares de la planta, taller de mantenimiento o de difícil acceso o externamente hacia lugares cerca o apartados en donde tienen sus activos al servicio de los clientes o mantener los equipos que el cliente a puesto a su cuidado, para este tipo de trabajos es infalible el uso de smartphones o tabletas con o sin internet para realizar de manera fácil y eficiente el trabajo, comunicar a tiempo los eventos encontrados en los activos con el fin de prestar un servicio esperado y diferenciarse así de la competencia,  la funcionalidad de hojas de cálculo en smartphones o tabletas es  poco visible, complicada y de manejo difícil de datos debido a su interfaz, el software no está hecho para esas prestaciones y en cierta forma para esos trabajos no aplica su uso.

¿Que es un CMMS o GMAO?

Un CMMS (acrónimo de Computerized Maintenance Management System) es un software de gestión computarizada de mantenimiento que le permite a las organizaciones ser productivos, eficientes y estratégicos a la hora de gestionar su mantenimiento de forma controlada y organizada, permitiendo administrar los tiempos de forma eficiente y eficaz para que los equipos de mantenimiento trabajen de forma coordinada y bien planificada con un uso efectivo y disponible de los recursos en inventario y a su vez que los líderes del área tengan una visión completa de su gestión a través de una sola interfaz,  midiendo indicadores que muestran el grado de aprendizaje y el cumplimiento de las metas.

El personal técnico estará en capacidad de recibir en tiempo real notificaciones vía aplicación móvil, WhatsApp y correo electrónico las ordenes de trabajo de mantenimiento preventivo o correctivo, diligenciar órdenes de trabajo de forma fácil y dinámica y elaborar reportes personalizados con un buen contenido de información, haciendo mucho más profesional su labor en mantenimiento.

Software para la gestión del mantenimiento CMMShere

¿Es el CMMShere la Solución a la Gestión de Mantenimiento en Hojas de Excel?

Si, CMMShere es la nueva forma de gestionar el mantenimiento en las organizaciones de diversos sectores productivos, fácilmente escalable desde tener un usuario con un solo activo hasta mas de 100 usuarios y mas de 1000 activos, el software tiene las capacidades y aplicaciones más modernas de la industria, siendo el producto con mayor personalización del mercado y con el costo ajustable al tamaño de cualquier organización, posee todo el potencial de gestionar el mantenimiento en tiempo real, con acceso a cualquier tipo de información en cualquier momento, haciendo ágil la consulta de historiales y análisis de falla.

El CMMSHere es móvil con capacidades OFFLINE y ONLINE,  posee lo último en tecnología de monitorización de mantenimiento predictivo soportado en comunicación y equipos IoT (Internet Of Things) de la industria 4.0, que permite estar en constante control de variables de condición operativa de aquellos activos catalogados como críticos.

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