¿Cómo Adoptar CMMS here en una Empresa Pequeña o Mediana PYME?

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Una pequeña y mediana empresa, comúnmente conocida como PYME, es una empresa que tiene un tamaño y nivel de operaciones relativamente pequeño en comparación con las grandes empresas. La definición exacta de una PYME puede variar según el país, pero generalmente se refiere a empresas con un número limitado de empleados y una facturación anual baja a moderada.

Las PYME suelen ser empresas independientes, propiedad de individuos o grupos pequeños de personas y tienen un impacto significativo en la economía local y nacional. En muchos países, las PYME son las principales fuentes de empleo y contribuyen de manera importante al crecimiento económico y a la innovación. Debido a su tamaño y estructura, las PYME a menudo tienen más flexibilidad y capacidad de adaptación que las grandes empresas y pueden responder rápidamente a los cambios en el mercado y las demandas del consumidor.

Sin embargo, las PYME también enfrentan desafíos únicos, como la falta de recursos financieros y humanos, la competencia de las grandes empresas y la complejidad de cumplir con las regulaciones y normas. A pesar de estos desafíos, muchas PYME han logrado un gran éxito y se han expandido para convertirse en empresas más grandes y rentables.

La industria 4.0 presenta una serie de oportunidades para las pequeñas y medianas empresas (PYME) que pueden ayudar a mejorar su eficiencia, productividad y rentabilidad. Algunas de estas oportunidades son:

Automatización: la automatización de los procesos de mantenimiento permite a las PYME reducir costos y aumentar la eficiencia. Esto se logra mediante la utilización de un CMMS (Software de gestión de mantenimiento), que permite la planificación y programación de los trabajos de manutención de los equipos y activos para largos periodos, logrando así orden, control, organización del área además de alargar la vida útil de su maquinaria y equipos.

Internet de las cosas (lo T): el lo T permite a las PYME recolectar datos en tiempo real de sus activos, lo que les permite tomar decisiones basadas en datos, programar mantenimientos predictivos, logrando así mantener la vida útil de sus equipos, dándoles el cuidado que se merecen, siendo así eficiente y eficaz en la gestión financiera de adquisición de equipos. Las imágenes que encuentra en este artículo fueron generadas por inteligencia artificial IA, ejemplo de cómo la digitalización puede optimizar los procesos.

Análisis de datos y Big Data: la recopilación y análisis de grandes cantidades de datos mediante el CMMS puede ayudar a las PYME a identificar patrones y tendencias en el comportamiento y funcionalidad de los activos, lo que les permite tomar decisiones informadas sobre cómo mejorar la eficiencia y la calidad de sus productos o de la prestación de un servicio.

Realidad aumentada: la realidad aumentada puede ayudar a las PYME a mejorar la eficiencia y calidad de sus procesos de mantenimiento al proporcionar información en tiempo real a los trabajadores sobre cómo realizar tareas específicas.

Beneficios de adoptar un CMMS en una PYME

Entre los beneficios que se pueden enumerar de adoptar un CMMS en una PYME se encuentran los siguientes:

Mejora la eficiencia: un CMMS puede ayudar a mejorar la eficiencia de las operaciones de mantenimiento, lo que a su vez puede mejorar la productividad de la empresa, prestando un mejor servicio que la competencia o produciendo bienes de mejor calidad y precio.

Reducción de costos: al permitir una mejor planificación y programación de las tareas de mantenimiento, un CMMS puede ayudar a reducir los costos de mantenimiento y evitar interrupciones no planificadas, logrando cuidar los activos y equipos, evitando quejas de los clientes o productos no conformes.

Mejora de la gestión de inventario: un CMMS puede ayudar a gestionar y controlar el inventario de piezas y repuestos, lo que puede reducir el costo de almacenamiento y garantizar que los trabajadores siempre tengan las piezas necesarias a mano.

Seguridad: un CMMS puede ayudar a garantizar que los trabajadores sigan los procedimientos de seguridad adecuados al realizar tareas de mantenimiento, cumpliendo la normatividad local en salud y seguridad en el trabajo y las normas como las OSHAS 18.000.

Información y seguimiento: un CMMS proporciona una visión general y un seguimiento de los trabajos de mantenimiento, incluyendo los costos, las tareas realizadas, las piezas utilizadas, indicadores de seguimiento, centralización de la información, historial de un activo, seguimiento de fallas, entre mucho más.

Costo: la implementación de un CMMS puede tener un costo significativo, pero la cantidad de ahorros en la gestión de mantenimiento que conlleva su adopción puede representar entre 20 a 30 veces la adquisición de licencias.

Capacitación: los empleados necesitarán ser capacitados en el uso del CMMS, lo que puede requerir tiempo y recursos, la PYME necesitará apoyarse de un proveedor de CMMS que tenga los suficientes recursos y materiales de apoyo para entrenar a los empleados, de esta manera el cuerpo técnico de mantenimiento se profesionalizará en sus trabajos, acoplandose con la última tecnología.

Personalización: El CMMS here es el software de gestión de mantenimiento más altamente personalizable del mercado que puede adaptarse a las necesidades específicas de la empresa y expandirse a medida que crece la organización, es decir es escalable con el negocio.

Un CMMS puede ayudar a una PYME a reducir los costos

La adopción de un CMMS en pequeñas empresas se convierte en una herramienta poderosa para gestionar el mantenimiento, los costos de mantenimiento son variables y siempre tienden al incremento si no hay un control y orden adecuado y suficiente, un CMMS contribuye a la optimización de la estrategia de mantenimiento y cuando el área de alinea a cumplir los objetivos e indicadores se obtienen reducciones en esos costos variables:

Reducción de costos de mantenimiento preventivo y correctivo: al utilizar un CMMS, una PYME puede mejorar la planificación y programación de las tareas de mantenimiento preventivo y correctivo. Esto puede ayudar a reducir los costos de mantenimiento y reparación al evitar interrupciones no planificadas en la producción y evitar que las fallas se conviertan en problemas mayores.

Aumento de la vida útil de los activos: con un CMMS, una PYME puede monitorear el historial de mantenimiento y reparación de sus activos. Esto puede ayudar a identificar problemas y tomar medidas preventivas para evitar futuros fallos, lo que puede prolongar la vida útil de los activos y reducir los costos de reemplazo.

Reducción de costos de inventario: con un CMMS, una PYME puede mantener un registro de las piezas y componentes utilizados en el mantenimiento y la reparación. Esto puede ayudar a evitar la acumulación de inventarios innecesarios y reducir los costos de almacenamiento.

Reducción de costos de mano de obra: un CMMS puede ayudar a una PYME a optimizar la carga de trabajo y la utilización de los recursos de mano de obra. Al programar y planificar las tareas de mantenimiento de manera efectiva, se puede evitar la necesidad de horas extras y reducir los costos asociados con la contratación de personal adicional.

Mejora de la eficiencia y productividad: al utilizar un CMMS, una PYME puede mejorar la eficiencia y la productividad de sus procesos de mantenimiento. Esto puede permitir que la empresa realice más tareas de mantenimiento en menos tiempo, lo que puede ayudar a reducir los costos generales de mantenimiento.

Gestionar los contratos con clientes en tercerización del mantenimiento: Un CMMS podrá brindar la capacidad de gestionar contratos MRO, haciendo seguimiento adecuado a las fechas pactadas de mantenimiento, generar reportes de trabajos de calidad, notificar al cliente en linea de la ejecución de tareas, alimentar los costos generados y generar rentabilidad sobre el negocio.

Como implementar un CMMS en tu PYME

Se recomienda seguir los siguientes pasos para la implementación de un CMMS en una PYME:

1. Evaluación de necesidades: se debe realizar una evaluación de las necesidades de la empresa en términos de gestión de mantenimiento y reparación. Se pueden considerar aspectos como la cantidad de activos, el tipo de mantenimiento que se realiza, el personal involucrado, naturaleza de los clientes, entre otros.
2. Selección del software: una vez evaluadas las necesidades, se debe buscar un software de CMMS que se adapte a las características y tamaño de la empresa. Es importante evaluar las funcionalidades, la facilidad de uso, la integración con otros sistemas, experiencia en mantenimiento del proveedor, calidad del personal de soporte, prontitud en la respuesta, desarrollos posteriores del software, entre las más importantes características.
3. Diseño del plan de implementación: se debe diseñar un plan de implementación que contemple los objetivos, en conjunto con el proveedor de CMMS, el alcance, los recursos necesarios, los plazos y los responsables. Es importante establecer una hoja de ruta clara para la implementación y el seguimiento del proyecto, la monitorización de indicadores de implementación y cubrimiento son importantes a la vez que la satisfacción del personal y el uso de un plan de incentivos.
4. Configuración del software: se deben configurar las funcionalidades del software de acuerdo con los procesos de la empresa. Es importante que el software se adapte a las necesidades específicas de la empresa.
5. Capacitación del personal: se debe capacitar al personal en el uso del software. Es importante que el personal involucrado en el mantenimiento y la reparación comprenda cómo utilizar el software y las funcionalidades que se han configurado, el proveedor cumple el papel más importante al comprender completamente las necesidades de la empresa, entender sus procesos y las cualificaciones del cuerpo de técnicos.
6. Implementación piloto: se puede iniciar con una implementación piloto en una parte de la empresa, con el objetivo de realizar pruebas y ajustes antes de la implementación completa.
7. Implementación completa: una vez realizadas las pruebas y ajustes necesarios, se puede implementar el software de forma completa en toda la empresa.
8. Monitoreo y mejora continua: se debe monitorear el uso del software y los resultados obtenidos. Es importante realizar análisis periódicos para identificar oportunidades de mejora y hacer ajustes en los procesos y la gestión de mantenimiento.

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