El ABC del Manejo de Inventarios en el Área de Mantenimiento

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En el área de mantenimiento, el inventario se refiere a la lista de todos los equipos, herramientas, repuestos y suministros que están disponibles en una empresa o una instalación para realizar mantenimiento. El inventario es importante porque ayuda a garantizar que se tengan los elementos necesarios para realizar el mantenimiento y las reparaciones de manera eficiente y efectiva.

El inventario de mantenimiento puede incluir desde herramientas manuales simples hasta piezas de repuesto complejas para equipos críticos. También puede incluir suministros como lubricantes, planes nutricionales de ganado en pie,  productos químicos de limpieza y desinfección y materiales de seguridad.

¿Qué desafíos se presentan en el manejo de los inventarios en el área de mantenimiento?

El manejo del inventario en el área de mantenimiento puede presentar varios desafíos, entre los que se incluyen:

• Sobreabastecimiento o falta de inventario: Si hay demasiado inventario en el almacén de mantenimiento, puede ser costoso y ocupar espacio valioso que se podría utilizar para otras funciones. Por otro lado, si hay una falta de inventario, los trabajos de mantenimiento pueden retrasarse, lo que puede llevar a tiempos de inactividad prolongados y a pérdidas de producción.

• Falta de seguimiento y actualización del inventario: Si no se realiza un seguimiento y una actualización adecuada del inventario, se corre el riesgo de que falten piezas y herramientas esenciales, lo que podría causar retrasos en el trabajo de mantenimiento, este desafío es fácilmente superado con la implementación y ejecución de un CMMS que permita visibilizar las existencias, movimientos, requerimientos y alimentación de ordenes de trabajo con los recursos necesarios y así llevar y hacer seguimiento a un costo de mantenimiento adecuado, con el objeto de conocer los costos periódicos del área a un solo click.
• Pérdida de elementos: Las herramientas y piezas de repuesto pueden extraviarse o desaparecer, lo que puede hacer que se tenga que comprar o fabricar nuevamente, lo que aumenta los costos y puede causar demoras en la ejecución de trabajos de mantenimiento.
• Obsolescencia: Los repuestos y equipos de mantenimiento también pueden volverse obsoletos con el tiempo, por lo que es importante monitorear los niveles de inventario para evitar tener piezas innecesarias o desactualizadas.
• Para abordar estos desafíos, es importante llevar un control riguroso del inventario, establecer políticas y procedimientos claros para la gestión del inventarios de mantenimiento, realizar auditorías periódicas del inventario y utilizar sistemas de información de mantenimiento que permitan el seguimiento y la actualización en tiempo real del inventario.

Si no hay inventarios de repuestos de activos críticos, a esto se enfrenta el área de mantenimiento

La falta de inventarios críticos para el mantenimiento de equipos en la industria puede tener un impacto significativo en la eficiencia, la productividad y los costos de la empresa. Algunos de los problemas que pueden surgir incluyen:

• Tiempo de inactividad prolongado: Si un equipo falla y no se tienen las piezas necesarias para repararlo, puede haber una interrupción prolongada en la producción, lo que puede resultar en pérdidas financieras significativas para la empresa.

• Costos de envío y almacenamiento de emergencia: Si la empresa necesita pedir las piezas de manera urgente, puede incurrir en costos de envío elevados, especialmente si necesita importar piezas desde el extranjero. También puede ser necesario buscar espacios de almacenamiento temporales para las piezas, lo que puede ser costoso.

• Retraso en el mantenimiento preventivo: La falta de inventarios críticos puede retrasar la realización del mantenimiento preventivo, lo que puede aumentar el riesgo de fallos en los equipos y aumentar el costo de los trabajos de reparación.

• Reducción de la vida útil del equipo: Si los equipos no reciben el mantenimiento adecuado debido a la falta de inventarios críticos, es más probable que se desgasten y se averíen con mayor frecuencia. Esto puede reducir la vida útil del equipo y aumentar los costos de reemplazo.
  

Para evitar estos problemas, es importante que las empresas realicen una gestión adecuada del inventario de mantenimiento y se aseguren de tener suficientes piezas críticas en stock. Esto incluye llevar un registro detallado del inventario, monitorear los niveles de inventario, establecer políticas de reposición de inventarios y establecer un sistema de alerta temprana para detectar posibles problemas. De esta manera, se puede garantizar que los equipos estén disponibles y en buen estado para mantener la eficiencia y la productividad de la empresa.

Acciones a implementar para una buena gestión de inventarios en el área de mantenimiento

Para una buena gestión de inventarios en el área de mantenimiento en una empresa mediana o pequeña, se pueden implementar las siguientes políticas y acciones:

• Realizar un inventario inicial detallado: El primer paso para una buena gestión de inventarios en el área de mantenimiento es conocer el inventario actual. Es necesario hacer un inventario detallado de todos los equipos, herramientas, repuestos y suministros existentes en el almacén de mantenimiento.

• Establecer un sistema de control y seguimiento: Se debe establecer un sistema de control y seguimiento del inventario que permita monitorear los niveles de stock, registrar las entradas y salidas de inventario, y detectar posibles problemas o desviaciones.

• Establecer políticas de reposición: Es importante establecer políticas claras para la reposición de inventarios, que incluyan puntos de reorden, cantidades mínimas y máximas de inventario, y tiempos de entrega de proveedores.

• Priorizar los elementos críticos: Se deben identificar y priorizar los elementos críticos de inventario, es decir, aquellos elementos que son necesarios para el mantenimiento continuo de los equipos y para evitar tiempos de inactividad prolongados.

• Realizar un seguimiento de la demanda y el uso: Se debe realizar un seguimiento de la demanda y el uso de los elementos de inventario para ajustar las políticas de reposición y asegurarse de que se tenga suficiente inventario para satisfacer las necesidades del mantenimiento.

• Establecer un sistema de alerta temprana: Se puede implementar un sistema de alerta temprana que detecte posibles problemas de inventario, como la falta de existencias o la obsolescencia, y permita tomar medidas preventivas.

• Capacitar al personal: Es importante capacitar al personal del área de mantenimiento en la gestión del inventario, para que puedan realizar un seguimiento adecuado del inventario y tomar decisiones informadas sobre la reposición.
  

Estas acciones  se pueden implementar para una buena gestión de inventarios en el área de mantenimiento en una empresa mediana o pequeña. Al implementar estas políticas y acciones, se puede mejorar la eficiencia, reducir los costos y garantizar una operación fluida del área de mantenimiento.

Cuales son los componentes de costo de un inventario en los procesos de mantenimiento

Los componentes de costos de un inventario de repuestos e insumos para el área de mantenimiento pueden incluir los siguientes:

• Costo de adquisición: Este es el costo que se paga por las piezas o insumos cuando se adquieren por primera vez. Incluye el precio de compra de las piezas, el costo de transporte y otros gastos relacionados.

• Costo de almacenamiento: Este costo incluye el costo de espacio de almacenamiento, el costo de estanterías, el costo de la energía eléctrica para mantener el almacén en funcionamiento y otros costos asociados al almacenamiento.

• Costo de obsolescencia: Este es el costo que se incurre cuando las piezas o insumos quedan obsoletos o no se utilizan durante un período de tiempo prolongado. Incluye la pérdida de valor debido a la depreciación o el deterioro, así como los costos de eliminación o reciclaje.

• Costo de reemplazo: Este costo se incurre cuando una pieza o insumo se reemplaza debido a un fallo o a su fin de vida útil. Incluye el costo de la nueva pieza o insumo, el costo de transporte y otros gastos relacionados.

• Costo de inactividad: Este es el costo que se incurre cuando un equipo está inactivo debido a la falta de piezas o insumos necesarios para su mantenimiento. Incluye la pérdida de producción, el costo de reparación del equipo y otros gastos asociados a la interrupción de la producción.

• Costo de seguridad: Este costo incluye el costo de los procedimientos de seguridad necesarios para almacenar y manejar las piezas y los insumos de manera segura. Incluye el costo de equipos de seguridad, el costo de capacitación y otros gastos relacionados con la seguridad.

La mejor estrategia para gestionar una buena rotación de inventarios de mantenimiento de activos

La mejor estrategia para ejecutar una óptima rotación de los inventarios del área de mantenimiento puede involucrar los siguientes pasos:

• Clasificar los ítems de inventario: Es importante clasificar los ítems de inventario en función de su importancia, frecuencia de uso y costo. Esto ayudará a identificar los ítems que deben ser almacenados en mayor cantidad y los que se utilizan con menos frecuencia.

• Establecer un nivel de inventario óptimo: Es importante establecer un nivel de inventario óptimo para cada ítem, teniendo en cuenta su clasificación y la demanda esperada. Esto ayudará a evitar la sobreproducción y la acumulación de inventarios innecesarios.

• Implementar políticas de reposición: Es importante establecer políticas de reposición para cada ítem, teniendo en cuenta la demanda y el tiempo de entrega del proveedor. Esto ayudará a mantener el inventario en niveles óptimos y evitar la escasez de piezas.

• Realizar un seguimiento del inventario: Es importante realizar un seguimiento del inventario de manera regular para garantizar que se esté cumpliendo con los niveles de inventario óptimos y las políticas de reposición establecidas.

• Implementar un sistema de gestión de inventarios: Es importante implementar un sistema de gestión de inventarios que permita hacer un seguimiento de los niveles de inventario, la demanda y las políticas de reposición. Esto puede ayudar a automatizar el proceso y garantizar que se cumplan las políticas establecidas.

• Utilizar el análisis ABC: La técnica de análisis ABC consiste en clasificar los ítems de inventario en tres categorías según su importancia, siendo A los más importantes, B los intermedios y C los menos importantes. Esto permite focalizar la atención en los ítems más importantes y garantizar que se tenga suficiente inventario disponible para ellos.
  

¿Cómo se puede controlar y organizar el inventario en el CMMS here?

A continuación se presentan algunas recomendaciones para controlar y organizar el inventario de piezas de repuesto en CMMS here:

• Establecer una estructura de clasificación: Es importante establecer una estructura de clasificación lógica y consistente para las piezas de repuesto. Esto puede incluir categorías y subcategorías basadas en el tipo de equipo, la función del componente, el fabricante o cualquier otro criterio relevante, CMMS here brinda la capacidad de codificar mediante un sistema de siglas las piezas de inventario que van siendo alimentadas al sistema.

• Asignar códigos de inventario: Asignar códigos de inventario únicos a cada pieza de repuesto es esencial para su seguimiento y control. Estos códigos pueden estar basados en la estructura de clasificación establecida y pueden ser secuenciales o alfanuméricos.

• Establecer niveles de stock: Establecer niveles de stock mínimo y máximo para cada pieza de repuesto es importante para garantizar que haya suficiente inventario disponible para las necesidades de mantenimiento. Estos niveles se pueden establecer en función de la demanda, la criticidad de las piezas y el tiempo de entrega, CMMS here, permite visibilizar la existencia en stocks y alerta de niveles bajos o inexistentes que ayudan al usuario a realizar el proceso de abastecimiento dentro de la plataforma.

• Establecer políticas de aprovisionamiento: Establecer políticas claras de aprovisionamiento para cada pieza de repuesto es importante para garantizar que se soliciten en el momento adecuado. Esto puede incluir la definición de proveedores aprobados, tiempos de entrega, requisitos de calidad y cualquier otro criterio relevante.

• Utilizar códigos de barra o QR: La utilización de códigos de barra o tecnología QR puede facilitar la gestión del inventario y reducir los errores humanos. Estas tecnologías permiten el seguimiento de las piezas de repuesto en tiempo real y pueden vincularse con el sistema CMMS here para un mayor control, cada pieza de inventario se vincula a un código QR, el cual puede ser colocado en los anaqueles del almacén o en la pieza en especifico, puede ser escaneada para obtener información tipo Kardex digital, para obtener información acerca de precios y movimientos.

• Realizar inventarios periódicos: Es importante realizar inventarios periódicos para garantizar la exactitud del inventario y detectar posibles discrepancias. Estos inventarios pueden ser realizados manualmente o mediante el uso de tecnologías como códigos de barras o QR´s.

• Generar informes y análisis: Generar informes y análisis sobre el inventario de piezas de repuesto puede ayudar a identificar tendencias, cuellos de botella y oportunidades de mejora. Los informes pueden incluir información sobre la rotación de inventario, los niveles de stock, los tiempos de entrega y cualquier otro dato relevante.
  

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