Como Elaborar un Presupuesto de Mantenimiento

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El mantenimiento es una actividad vital para el correcto funcionamiento de cualquier empresa. A menudo, se subestima la importancia de mantener los activos en buen estado, y se asignan presupuestos insuficientes para llevar a cabo las tareas de mantenimiento necesarias. Sin embargo, una buena planificación del presupuesto de mantenimiento puede evitar costosas reparaciones y prolongar la vida útil de los activos de la empresa. En este artículo, vamos a explicar cómo elaborar un presupuesto de mantenimiento efectivo.

¿Qué es un presupuesto de mantenimiento?

Un presupuesto de mantenimiento es un plan financiero que cubre los gastos necesarios para mantener los equipos o las instalaciones en buen estado de funcionamiento. Este plan puede cubrir una variedad de gastos, como el costo de los materiales de mantenimiento, la mano de obra y los servicios contratados. El objetivo de un presupuesto de mantenimiento es garantizar que los activos estén en buenas condiciones de funcionamiento, para evitar costosas averías y minimizar los costos operativos, puedes consultar este articulo acerca como reducir los costos del área de mantenimiento: ¿Cómo Reducir los Costos del Área de Mantenimiento con la Adopción del CMMS here?.

Pasos para elaborar un presupuesto de mantenimiento

1. Identificar los activos a mantener: El primer paso para elaborar un presupuesto de mantenimiento es identificar los activos que se deben mantener. Estos pueden incluir equipos de producción, instalaciones, vehículos, equipos informáticos, entre otros. Es importante tener una lista completa de los activos de la empresa y categorizarlos por su importancia y prioridad de mantenimiento. Esto nos permitirá determinar cuáles activos necesitan una mayor asignación de recursos para su mantenimiento.
2. Definir las actividades de mantenimiento: Una vez que se tiene una lista completa de los activos a mantener, es necesario definir las actividades de mantenimiento necesarias para cada uno. Estas actividades pueden variar desde una simple limpieza hasta una revisión completa del equipo o instalación. Es importante tener en cuenta que cada actividad de mantenimiento requiere una cantidad diferente de tiempo y recursos, por lo que es necesario establecer una prioridad para cada una.
3. Calcular los costos de mantenimiento: Una vez que se han identificado los activos a mantener, es necesario estimar los costos de mantenimiento asociados con cada uno de ellos. Estos costos pueden incluir gastos de mano de obra, piezas de repuesto, materiales, herramientas, y otros gastos relacionados con la realización de las tareas de mantenimiento. Es importante tener en cuenta que algunos activos pueden tener costos de mantenimiento más altos que otros, por lo que es necesario clasificarlos según su nivel de importancia.
4. Estimación de los costos futuros: Una vez que hayas identificado los costos actuales, es importante que estimes los costos futuros de mantenimiento. Esto te permitirá planificar y presupuestar de manera efectiva para el futuro. Para estimar los costos futuros, debes considerar los siguientes factores:
   • Edad de los equipos e instalaciones: A medida que los equipos e instalaciones envejecen, es más probable que necesiten mas mantenimiento y reparaciones. Por lo tanto, es importante que tengas en cuenta la edad de los equipos e instalaciones al planificar el mantenimiento futuro.
   • Cambios en la tecnología: A medida que avanza la tecnología, los equipos y las instalaciones se vuelven obsoletos y pueden requerir actualizaciones o reemplazos costosos. Debes considerar los cambios en la tecnología al planificar el mantenimiento futuro.
   • Cambios en las necesidades de la empresa: Si la empresa está creciendo o cambiando su enfoque, es posible que se requieran nuevos equipos o instalaciones. Debes considerar estos cambios al planificar el mantenimiento futuro.
5. Establecer un calendario de mantenimiento: El siguiente paso es establecer un calendario de mantenimiento para cada activo. Esto significa determinar cuándo se deben realizar las tareas de mantenimiento y cuál es su frecuencia. Algunas tareas de mantenimiento pueden requerir más frecuencia que otras, dependiendo del tipo de activo y su nivel de uso. Es importante tener en cuenta que el incumplimiento de los plazos de mantenimiento puede aumentar los costos de reparación y reducir la vida útil del activo.

6. Estimar los costos de reemplazo: Aunque el mantenimiento es una actividad importante, no puede evitar el hecho de que los activos eventualmente se desgastan y necesitan ser reemplazados. Por lo tanto, es importante incluir en el presupuesto de mantenimiento una estimación de los costos de reemplazo de los activos. Esto nos permitirá planificar con anticipación y evitar costos sorpresivos que puedan afectar negativamente la rentabilidad de la empresa.
7. Revisar y ajustar el presupuesto: Una vez que se ha elaborado el presupuesto de mantenimiento, es importante revisarlo y ajustarlo periódicamente. Esto se debe a que los costos y las necesidades de mantenimiento pueden cambiar con el tiempo, especialmente si se adquieren nuevos activos o se cambian las políticas de la empresa. Por lo tanto, es importante mantener una revisión constante del presupuesto de mantenimiento y realizar los ajustes necesarios para asegurar que la empresa esté siempre preparada para hacer frente a los costos de mantenimiento.

Ejercicio práctico 1

Ahora que hemos cubierto los conceptos básicos de cómo elaborar un presupuesto de mantenimiento, es hora de ponerlo todo en práctica con un ejemplo concreto. A continuación, presentamos un ejercicio práctico para que puedas aplicar todo lo que has aprendido.

1. Determinar el costo de mantenimiento por categoría de máquina

En primer lugar, necesitas determinar el costo de mantenimiento anual por categoría de máquina. Para ello, debes multiplicar el costo de mantenimiento por máquina de cada categoría por el número de máquinas de esa categoría.

• Categoría Pequeñas: 20 máquinas x $1000/máquina = $20,000
• Categoría Medianas: 25 máquinas x $2000/máquina = $50,000
• Categoría Grandes: 5 máquinas x $5000/máquina = $25,000

Por lo tanto, el costo total de mantenimiento anual por categoría de máquina es de $95,000.

2. Determinar el costo laboral

Para determinar el costo laboral anual, debes multiplicar el costo laboral por hora por el número de horas trabajadas al día, el número de días trabajados a la semana y el número de semanas trabajadas al año.

• Costo laboral anual: $20/hora x 8 horas/día x 5 días/semana x 50 semanas/año = $40,000

3. Determinar el costo total de mantenimiento

Para determinar el costo total de mantenimiento anual, debes sumar el costo de mantenimiento por categoría de máquina y el costo laboral anual.

• Costo total de mantenimiento anual: $95,000 + $40,000 = $135,000

4. Comparar el costo total con el presupuesto para materiales de mantenimiento

Finalmente, debes comparar el costo total de mantenimiento anual con el presupuesto para materiales de mantenimiento. Si el costo total es mayor que el presupuesto, debes buscar formas de reducir costos o solicitar un presupuesto mayor.

• Costo total de mantenimiento anual: $135,000
• Presupuesto para materiales de mantenimiento: $100,000

En este caso, el costo total de mantenimiento anual es mayor que el presupuesto para materiales de mantenimiento. Entonces te recomendamos aplicar las siguientes estrategias:

• Renegociar los precios de suministro de repuestos y consumibles
• Buscar proveedores con precios más competitivos, realizando un análisis de calidad de producto vs servicio.
• Digitalizar la gestión con un software CMMS, para optimizar los mantenimientos preventivos, ser más eficientes con el inventario y gestionar de una forma mas eficiente la mano de obra.

Ejercicio práctico 2

Imaginemos que trabajas en una empresa de manufactura que requiere de un departamento de mantenimiento para mantener sus equipos en óptimas condiciones. El departamento de mantenimiento está compuesto por 10 empleados, incluyendo un gerente de mantenimiento, un ingeniero de mantenimiento, tres técnicos de mantenimiento y cinco trabajadores de mantenimiento. El departamento utiliza varios equipos y herramientas, incluyendo un vehículo de mantenimiento, una grúa, equipos de soldadura y herramientas manuales.

Paso 1: Determine el costo total del departamento de mantenimiento

Para determinar el costo total del departamento de mantenimiento, debe considerar los siguientes costos:

• Salario del personal: El salario total del personal del departamento de mantenimiento es de $250,000 al año.
• Costos de alquiler de equipos: La empresa alquila un vehículo de mantenimiento y una grúa, lo que cuesta $20,000 al año.
• Costos de los repuestos: El departamento de mantenimiento gasta $50,000 al año en repuestos.

Por lo tanto, el costo total del departamento de mantenimiento es de $320,000 al año.

Paso 2: Estime los costos de mantenimiento preventivo y correctivo

El mantenimiento preventivo es el proceso de mantenimiento regular que se realiza en los equipos para evitar fallas y problemas. El mantenimiento correctivo es el proceso de reparación de equipos que ya han fallado. Para estimar los costos de mantenimiento preventivo y correctivo, debe considerar lo siguiente:

• Costo de las piezas de repuesto: El departamento de mantenimiento gasta $10,000 al año en piezas de repuesto para el mantenimiento preventivo y $25,000 al año en piezas de repuesto para el mantenimiento correctivo.

• Costo de los servicios de mantenimiento externos: El departamento de mantenimiento utiliza los servicios de un contratista externo para reparaciones específicas y esto cuesta $30,000 al año.

Por lo tanto, los costos de mantenimiento preventivo y correctivo son de $35,000 y $55,000, respectivamente.

Paso 3: Calcule el costo total del mantenimiento

Para calcular el costo total del mantenimiento, debe sumar el costo total del departamento de mantenimiento y los costos de mantenimiento preventivo y correctivo.

• Costo total del departamento de mantenimiento: $320,000
• Costos de mantenimiento preventivo: $35,000
• Costos de mantenimiento correctivo: $55,000

Costo total del mantenimiento: $410,000

Paso 4: Cree un estado de pérdidas y ganancias para el área de mantenimiento

Ahora que hemos determinado el costo total del mantenimiento, podemos crear un estado de pérdidas y ganancias para el área de mantenimiento de la empresa. 

Concepto	Monto
Ingresos	ARS 0
Costos de mantenimiento	ARS 410,000
Utilidad	-ARS 410,000

Este estado de pérdidas y ganancias muestra que el área de mantenimiento de la empresa es un centro de costo que genera una pérdida de $410,000 al año, de acuerdo al análisis del estado de pérdidas y ganancias de tu área de mantenimiento, es importante tomar las siguientes medidas de este ejemplo para reducir tus costos y mejorar tus ingresos. A continuación, te brindamos algunas recomendaciones para lograrlo:

1. Realiza un mantenimiento preventivo regular: Esto puede ayudarte a detectar y solucionar problemas antes de que se conviertan en grandes costos. Asegúrate de seguir un programa de mantenimiento preventivo riguroso para reducir el tiempo de inactividad y los costos de reparación.
2. Identifica y corrige los problemas de eficiencia energética: Muchos equipos de mantenimiento consumen mucha energía y, por lo tanto, pueden ser costosos de operar. Identifica los equipos que son menos eficientes en términos de energía y encuentra formas de reducir su consumo de energía. Puedes considerar la posibilidad de reemplazar los equipos antiguos con modelos más nuevos y más eficientes en términos energéticos.
3. Haz un seguimiento y análisis de tus gastos: Mantén un registro de todos los costos de tu área de mantenimiento y realiza un análisis regular para identificar áreas donde puedas reducir gastos. Por ejemplo, puedes encontrar formas de reducir los costos de materiales y repuestos a través de la negociación con proveedores.
4. Implementa un programa de capacitación para tus empleados: Asegúrate de que tus empleados estén capacitados y tengan las habilidades necesarias para realizar el trabajo de manera eficiente. Un programa de capacitación regular puede ayudarte a mejorar la calidad del trabajo y reducir los costos de reparación y mantenimiento.
5. Considera la subcontratación de algunos trabajos: Si no tienes el personal o los recursos para realizar ciertos trabajos de mantenimiento, considera la subcontratación de estos trabajos. Asegúrate de que los contratistas estén debidamente calificados y tengan una buena reputación para asegurarte de que el trabajo se realice de manera eficiente y a un costo razonable.

Cómo optimizar los costos del presupuesto de mantenimiento

En forma general te podemos recomendar las siguientes acciones para disminuir los costos de mantenimiento:

1. Revisa el historial de gastos de mantenimiento: Antes de elaborar un presupuesto, debes revisar el historial de gastos de mantenimiento. Esto te permitirá ver los costos reales de las operaciones de mantenimiento y determinar qué gastos deben ser incluidos en el presupuesto, mediante un CMMS puedes obtener los costos de gestiones anteriores ejecutados y asi tener una base más real para elaborar el presupuesto actual.

1. Identifica los costos fijos y variables: Una vez que hayas revisado el historial de gastos de mantenimiento, debes separar los costos fijos y variables. Los costos fijos son los costos que no cambian, como el salario del personal de mantenimiento y los costos de alquiler de equipos. Los costos variables son los costos que cambian, como el costo de los repuestos y los materiales, ten en cuenta que hay costos fijos que se pueden convertir en costos variables, por ejemplo tercerizar algunos tipos y tareas de mantenimientos podría traer reducción el costo de mano de obra.

1. Determina los costos de mantenimiento preventivo: El mantenimiento preventivo es una parte importante del trabajo de mantenimiento. Debes determinar los costos de los programas de mantenimiento preventivo que tienes en marcha y cualquier otro programa que desees implementar. Contando con un sistema CMMS, puedes planificar de forma precisa cuantos mantenimientos por año requiere un equipo, el cual lo puedes comparar con un análisis de falla del equipo y análisis de materiales podrías ampliar el tiempo entre mantenimiento y mantenimiento, trayendo ahorros en ese rubro.

1. Planifica los costos de mantenimiento correctivo: Además del mantenimiento preventivo, debes planificar los costos de mantenimiento correctivo. Esto incluye reparaciones y reemplazos de equipos y piezas que fallan, mediante la medición del MTBF y MTTR puedes establecer una aproximación de cada cuanto tiempo deberías estar haciendo reparaciones en equipos críticos y asi establecer una estrategia de reposición y alimentación de inventarios.

1. Incorpora los costos de capacitación: El personal de mantenimiento necesita estar capacitado para trabajar de manera eficiente. Los costos de capacitación deben ser incluidos en el presupuesto, el personal que no esta capacitado es seguro que causará mayores costos que aquel que no esté capacitado, el beneficio de tener un personal idóneo traerá mayor disponibilidad de equipos y un MTTR mas corto.

1. Ajusta el presupuesto según sea necesario: Una vez que hayas elaborado el presupuesto inicial, debes revisarlo y ajustarlo según sea necesario. Esto te permitirá hacer cambios a medida que los costos cambien y los proyectos evolucionen, el seguimiento frecuente del P&L es esencial para determinar que rubros de la estructura del presupuesto se esta desviando, hallar el porque y que acciones correctivas se deben adoptar para corregir la situación que esta causando el sobre costo.
   

Elaborar un presupuesto de mantenimiento preciso y efectivo puede ayudar a las empresas a administrar mejor sus recursos y a planificar para el futuro. Al seguir los pasos adecuados y tener en cuenta los costos asociados con el departamento de mantenimiento, se puede hacer una estimación precisa de los gastos y los ingresos esperados. Además, es importante realizar un seguimiento constante del presupuesto y ajustarlo en consecuencia para asegurarse de que se estén cumpliendo los objetivos de la empresa, adicionalmente contar con el soporte de softwares especializados en la gestión se obtienen reducciones de los costos y alargamiento de la vida útil de los equipos.

Esperamos que este artículo haya sido de utilidad, deseas conocer acerca de CMMShere, contáctanos aquí, o deja tu información en el chatbot de nuestro sitio para que un representante de nuestra compañía se comunique contigo a la mayor brevedad.